Le Premier Ministre Chef du Gouvernement,
A Mesdames et Messieurs :
• les Ministres d’Etat ;
• les Ministres ;
• les Secrétaires d’Etat ;
• les Gouverneurs de province ;
• les Préfets ;
• les chefs de l’exécutif des collectivités territoriales décentralisées ;
• les Directeurs Généraux et Directeurs des établissements publics et des entreprises du secteur public et parapublic
;
• les Présidents des Commissions des marchés publics.
Le décret n°2002/030 du 28 janvier 2002 portant
création, organisation et fonctionnement des Commissions
des Marchés Publics complète le cadre
juridique et institutionnel des marchés publics, secteur
où les autorités se sont engagées à mener une
réforme approfondie. Les premiers jalons de cette
réforme ont été posés par les décrets n°2000/155 et
2000/156 du 30 juin 2000 qui instituent les observateurs
indépendants et les audits systématiques
des marchés publics et celui n°2001/048 du 23 février
2001 portant création, organisation et fonctionnement
de l’Agence de Régulation des Marchés
Publics (ARMP).
Les principales innovations apportées par le décret
du 28 janvier 2002 susvisé portent notamment sur :
• la clarification de la notion de Maître
d’Ouvrage délégué ;
• l’accroissement de la responsabilité des Maîtres
d’ouvrage et des Maîtres d’Ouvrage délégués
;
• le renforcement du contrôler a priori par la
création des Commissions Spécialisées de
Contrôle des Marchés, la systématisation de la
présence des observateurs indépendants aux
travaux des commissions pour tous les marchés
supérieurs à 30 millions de FCFA et
l’instauration des rapporteurs au sein des
Commissions Spécialisées de Contrôle des
Marchés à l’effet d’examiner les aspects techniques
des dossiers reçus ;
• l’institution de la « demande de cotation » qui
est une procédure simplifiée pour la passation
de certaines lettres-commandes ;
• la clarification des mécanismes de suivi et de
régulation du système de passation des marchés
publics.
Afin de garantir un fonctionnement adéquat des
nouvelles Commissions des Marchés Publics, il
importe que tous les intervenants du système de
passation de la commande publique aient une
même interprétation de la réforme des marchés
publics et des différents textes régissant ce secteur.
La présente circulaire a pour objet de rappeler les
conditions d’application des textes en vigueur en
matière de marchés publics (décret n°95/101 du 9
juin 1995 portant réglementation des marchés publics
et décret n°2002/030 du 28 janvier 2002 susvisé
notamment). A cet effet, elle met un accent
particulier sur :
la nécessité de réaliser des études préalables et
de veiller à une bonne programmation des
marchés ;
• le contenu des dossiers d’appel d’offres ;
• les différents modes de passation des marchés
(appel d’offres ouvert, appel d’offres restreint,
marchés de gré à gré) et la publication des informations
sur les marchés publics ;
• les missions des rapporteurs des Commissions
Spécialisées de Contrôle des Marchés ;
• les délais réglementaires de passation des marchés
;
• la conservation des documents (registre infalsifiable,
documents de projets) ;
En outre, elle rappelle le dispositif de sanctions en
cas de violation de la réglementation des marchés
publics et indique la manière dont doit s’opérer la
passation de service entre les anciennes et les nouvelles
Commissions des Marchés Publics.
I- Etudes préalables et programmation
des marchés
A) Etudes préalables
Les retards considérables souvent enregistrés dans
la passation de bon nombre de marchés ainsi que
les difficultés rencontrées dans leur exécution sont
généralement dues à l’insuffisance des études techniques
préalables et corrélativement à une mauvaise
estimation des coûts prévisionnels des projets
à inscrire au Budget d’Investissement Public (BIP).
Pour remédier à cette situation, je tiens à rappeler
que :
• a) tout appel à la concurrence doit être lancé
sur la base d’études préalables. Ces études qui
seront réalisées conformément aux règles de
l’art, peuvent être confiées à des consultants
externes (personnes de droit public ou privé) ;
• b) lesdites études doivent être approuvées par
les services techniques compétents du Maître
d’ouvrage ou du Maître d’ouvrage délégué ;
• c) l’évaluation des coûts des projets à inscrire
au BIP doit se faire sur la base d’études actualisées.
B) Programmation des marchés
Jusqu’à présent, la passation des marchés publics
s’opère dans des délais anormalement longs ; ce qui
a pour corollaire, la faible consommation des crédits
alloués. D’autre part, le lancement tardif des
procédures de passation des marchés entraîne généralement
le non respect des étapes réglementaires
prévues dans le processus de passation des marchés
publics.
Pour mettre fin à cette situation, je vous recommande
de veiller à l’application des directives suivantes
:
• a) à partir du « Journal des Projets », chaque
Maître d’ouvrage ou Maître d’ouvrage délégué
devra, en collaboration avec les Commissions
des Marchés concernées, élaborer un plan de
passation des marchés comportant notamment
la planification des opérations de passation des
marchés et la programmation des séances des
commissions des marchés concernées ;
• b) ledit plan sera consigné dans un document
intitulé « Journal de Programmation des Marchés
» élaboré par le Ministère des Affaires
Economiques, de la Programmation et de
l’Aménagement du Territoire (MINEPAT)
avec l’assistance technique de l’ARMP ;
• c) dans la mesure du possible, chaque commission
des marchés devra fixer d’avance un jour
de la semaine pour la tenue de ses travaux et en
informer l’ARMP ou son antenne régionale
compétente ;
• d) les Maîtres d’ouvrage relevant des départements
ministériels veilleront au bon fonctionnement
des cellules de suivi de l’exécution du
BIP existant auprès d’eux. Pour des raisons
d’efficacité, les représentants du Ministère des
Affaires Economiques, de la Programmation et
de l’Aménagement du Territoire, du Ministère
des Finances et du Budget, ainsi que de
l’ARMP pourront être associés aux travaux
desdites cellules ;
• e) chaque Maître d’ouvrage ou Maître
d’ouvrage délégué doit prévoir dans le budget
de fonctionnement des Commissions de Passation
des Marchés Publics, le montant des indemnités
de session ainsi que les frais afférents
:
– aux primes des membres des souscommissions
d’analyse ;
– à la publication des avis d’appel d’offres
et résultats d’attribution en français et en
anglais ;
– au déplacement et à l’hébergement des
membres, le cas échéant ;
– aux autres charges de fonctionnement.
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Procédure de passation des marchés publics 3/9
II. Contenu des dossiers d’appel d’offres
Le dossier d’appel d’offres comprend :
• a) l’avis d’appel d’offres (AAO) rédigé en
français et en anglais ;
• b) le règlement particulier d’appel d’offres
(RPAO) ;
• c) le cahier des clauses administratives particulières
(CCAP) ;
• d) le cahier des clauses techniques particulières
(CCTP) ou les termes de référence (TDR) ;
• e) le cadre du bordereau des prix unitaires
(BPU) ;
• f) le cadre du détail estimatif comprenant les
quantités à exécuter ;
• g) le cadre du sous-détail des prix ;
• h) les formulaires-types (soumission, caution,
…etc.) ;
• i) le cas échéant, les documents techniques
(notes de calcul, plans, …) ou tout autre document
jugé nécessaire par le Maître d’Ouvrage
ou le Maître d’Ouvrage délégué.
S’agissant de l’avis d’appel d’offres, celui-ci doit
mentionner notamment :
• la référence de l’appel d’offres comprenant le
numéro, l’objet et la date de signature ;
• le financement ;
• le type de consultation ;
• le ou les lieux où l’on peut prendre connaissance
du cahier des charges ;
• la condition d’acquisition du dossier d’appel
d’offres ;
• le lieu, la date et les heures limites de dépôt et
d’ouverture des Offres ;
• le délai pendant lequel les candidats restent
engagés par leurs offres ;
• les conditions auxquelles doivent répondre les
offres, notamment le montant de la caution de
soumission.
Pour ce qui est du règlement particulier d’appel
d’offres, celui-ci, rédigé en français et en anglais
doit, entre autres :
• préciser les critères de rejet des offres lors de
l’ouverture des plis ;
• mentionner les critères et sous-critères
d’évaluation des offres ainsi que les critères
d’attribution du marché ;
• préciser les règles de pré-qualification et de
post-qualification, le cas échéant.
Certains Maîtres d’Ouvrage et Maîtres d’Ouvrage
délégués éprouvent des difficultés à élaborer les
dossiers d’appel d’offres, raison pour laquelle les