Instruction n°0000061Y.1 8/MINDAF/D300
du 29 décembre 2005
relative au fonctionnement de la Commission Consultative

Pour donner une nouvelle impulsion aux commissions consultatives et en rationaliser le fonctionnement, il m’a paru indispensable de prescrire les présentes instructions devant régir l’accomplissement des formalités préalables, concomitantes et postérieures aux séances des commissions consultatives.

A. DES FORMALITES PREALABLES A LA DESCENTE

Toute descente sur le terrain de la commission consultative doit être précédée d’une publicité adéquate. L’avis au public sur l’intention du requérant de faire immatriculer ses droits sur une parcelle, ainsi que la décision du Sous-Préfet ou du Chef de District portant convocation de la commission consultative et précisant la date de la descente, sont communiqués par tout moyen pertinent d’information, notamment par voie d’affichage à la Sous-Préfecture, à la Mairie, au service Départemental des Affaires Foncières et au village du lieu de situation de l’immeuble.

Toutes les parties prenantes aux travaux de la commission doivent être formellement convoquées.

Le Président de la commission consultative veille en outre à la bonne information des riverains par le Chef de village et le requérant.

B. DES FORMALITES CONCOMITANTES A LA DESCENTE

Le Président et les membres de la commission s’assurent que:
– les travaux de la commission se tiennent effectivement 30 jours après l’affichage de l’avis au public;
– tous les membres statutaires de la commission consultative sont présents;
– la commission est présidée par l’autorité compétente;
– la participation des autorités traditionnelles (le Chef do village et au moins un notable) est effective.
La descente sur le terrain doit être effective et non simulée.
Dans ce cadre, le rôle de la commission est notamment de :

-enquêter sur la date d’occupation ou d’exploitation afin de savoir si c’est procédure d’immatriculation ou celle de la concession qu’il faut mettre en œuvre ;
– constater les mises en valeur et déterminer leur (s) auteur (s) ainsi que le caractère paisible de l’occupation ;
– s’assurer du bornage effectif de la parcelle en présence de toute la commission et des riverains par un géomètre assermenté du Cadastre;
– veiller au respect de la liberté d’expression afin de faciliter le recueil de toutes informations utiles sur les mises en valeurs, leurs auteurs, la date et l’étendue de l’occupation ;
– examiner les oppositions ou les demandes d’inscription des droits réels Immobiliers formées séance tenante ou antérieurement à la date du constat d’occupation ;
– émettre un avis objectif sur les oppositions ou demandes d’inscription des droits réels Immobiliers dont elle est saisie ;
– rappeler au requérant l’obligation qui lui incombe de s’acquitter de tous les frais requis dans un délai ne pouvant excéder trois mois pour compter de la date de la descente sur le terrain.

L’impartialité des membres est de rigueur pendant les travaux de la commission, Dans le même ordre d’idées, les prestations rendues par celle-ci sont gratuites, sous réserve du règlement par le requérant des frais prévus par la réglementation en vigueur

C. DES FORMALITES POSTERIEURES A LA DESCENTE

Le Président et les membres de la commission doivent veiller à ce que:

-les procès-verbaux des travaux de la commission soient établis et soient conformes aux contenu et résultats desdits travaux ;
– les procès-verbaux soient signés par tous les membres de la commission;
– le géomètre membre de la commission produise un dossier cadastral reflétant fidèlement les travaux de la commission et contenant les identifications et signatures des riverains présents à la séance, notification soit faite au requérant d’achever le règlement de tous les frais requis par la réglementation dans un délai maximum de trois mois, sous peine d’annulation de la procédure
– le dossier complet des travaux de la commission soit transmis à l’autorité compétente, trente jours au plus tard après la descente sur le terrain.

J’attache du prix à la stricte application de ces instructions au suivi desquelles les Préfets, les Délégués Provinciaux et Départementaux des Domaines et des Affaires
Foncières tiendront la main./-

Ampliations:
– Gouverneurs – Préfets
– Délégués Provinciaux/DAF
– Délégués Départementaux/DAF
– Chefs de Services Provinciaux/DAF