LES CONDITIONS ET MODALITES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS PAR VOIE ELECTRONIQUE AU CAMEROUN

DECRET N° 2018/0002/PM du 05 Janvier 2018

LE PREMIER MINISTRE, CHEF DU GOUVERNEMENT,

DECRETE :

CHAPITRE I

DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er. – (1). – Le présent décret fixe les conditions et modalités de passation des marchés publics par voie électronique au Cameroun.

A ce titre, il fixe notamment les règles relatives :

  • A la programmation des marchés publics par voie électronique ;
  • Au lancement de la consultation par voie électronique et au retrait des documents y relatifs ;
  • Aux modalités de dépôt des offres ;
  • A l’évaluation des offres et à l’attribution des marchés ;
  • A la signature des marchés et des lettres commande ainsi que leur notification ;
  • Aux modalités d’archivage des données relatives aux marchés passés par voie électronique.

(2). – La passation des marchés publics par voie électronique prévue à l’alinéa (1) ci-dessus s’effectue sur la plateforme Cameroon On Line E-Procurement System, en abrégé « COLEPS », ci-après désignée « la plateforme de dématérialisation ».

Article 2. – Au sens du présent décret et des textes subséquents pris pour son application, les définitions ci-après sont admises :

a). – Certificat électronique : document électronique sécurisé par la signature électronique de la personne qui l’a émis et qui atteste, après constat, de la véracité de son contenu ;

b). –Chiffrement : procédé grâce auquel on transforme, à l’aide d’une convention secrète appelée clé, des informations claires en information inintelligibles par des tiers n’ayant pas la connaissance de la clé.

c). – Copie sauvegarde : copie des dossiers électroniques des candidatures et des offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies limitativement énumérées, aux dossiers des candidatures et des offres par voie électronique ;

d). – Cryptage : utilisation de codes ou signaux non usuels permettant la conversion des informations à transmettre en des signaux incompréhensibles par des tiers ;

e). – Déchiffrement : opération inverse du chiffrement ;

f). – Dématérialisation : substitution des documents physiques ou des procédures manuelles par des documents numériques ou des procédures automatiques. Elle consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations sans support papier.

g). – Document d’appel à concurrence : tout document ou dossier contenant les informations et renseignements relatifs à une consultation ; il s’agit notamment d’un dossier d’appel d’offres, ou de tout dossier de consultation en tenant lieu ;

h). – Document électronique : ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif.

i). – Document physique électronique : document électronique sur support amovible ;

j). – Horodatage : procédé visant à associer une date et une heure à toutes les actions et événements dans le but de tracer, de façon opposable, tous les accès, les mouvements, les créations et l’ensemble des mises à jour effectués sur la plateforme.

k). – Programme informatique malveillant : tout élément dont le but est de survivre sur un système informatique dans le but d’en atteindre ou d’en parasiter les ressources. Le mode de survie peut prendre plusieurs formes : réplication, implantation au sein des programmes légitimes, persistance en mémoire etc ;

l). – Rematérialisation : opération inverse de la dématérialisation ;

m). – Signature électronique : signature obtenue par un algorithme de chiffrement asymétrique permettant d’authentifier l’émetteur d’une message et d’en vérifier l’intégrité.

CHAPITRE II

DE LA PROGRAMMATION DU LANCEMENT DE LA CONSULTATION ET DE LA SOUMISSION DES OFFRES

SECTION 1

DE LA PROGRAMMATION DES MARCHES ET DU LANCEMENT DE LA CONSULTATION PAR VOIE ELECTRONIQUE

Article 3. – (1). – Les marchés publics passés par voie électronique font l’objet de programmation préalable en ligne.

(2). – Les conditions et les modalités de la programmation prévue à l’alinéa (1) ci-dessus sont fixées par arrêté du Ministre chargé des Marchés Publics.

Article 4. – Les documents relatifs à une consultation comportent, outre les éléments prévus par le Code des Marchés Publics, le lien de téléchargement desdits documents.


Article 5. – (1). – Les documents visés à l’article 4 ci-dessus sont signés par l’Autorité Contractante au moyen d’un certificat électronique. Ils font l’objet de publication dans les formes prévues par le Code des Marchés Publics et sur la plateforme de dématérialisation.

(2). – Dans le cas des avis à manifestation d’intérêt, la signature est faite par le Maître d’Ouvrage.

(3). – La signature électronique visée à l’alinéa (1) ci-dessus est générée par un certificat électronique acquis auprès des autorités compétentes dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.

Article 6. – (1). – Le dossier de consultation est inséré dans la plateforme de dématérialisation par l’Autorité Contractante, sous un format courant et largement disponible, en vue de garantir un accès libre, direct et complet des candidats intéressés par la consultation.

(2). – Le dossier de consultation précise notamment les modalités de réponse électronique, la composition des plis électroniques, ainsi que les formats de fichiers qui seront transmis. Le non-respect desdits formats entraîne l’irrecevabilité de l’offre.

(3). – La liste des pièces et documents à fournir est précisée dans le dossier de consultation.

Article 7. – (1). – L’Autorité Contractante est tenue de conserver un support physique du dossier de consultation mis en ligne.

(2). – Sous réserve de la prise en compte des spécificités liées à la dématérialisation, le dossier de consultation mis en ligne revêt un contenu identique à celui conservé par l’Autorité Contractante sur support physique.

Article 8. – Les candidats et les soumissionnaires ont accès aux documents d’appel à concurrence suivant les conditions et modalités fixées par la Charte d’Utilisation de la plateforme de dématérialisation.

Article 9. – Le dossier de consultation est téléchargeable suivant le lien indiqué dans le dossier d’appel public à concurrence.

SECTION 2

DE LA SOUMISSION DES OFFRES

Article 10. – Les offres accompagnées des pièces et documents exigés, sont rassemblées dans les fichiers électroniques et regroupées suivant leur nature administrative, technique et financière. Les documents et pièces produits dans les offres doivent être revêtus de la signature électronique.

Article 11. – Avant leur dépôt par voie électronique, les plis des soumissionnaires sont automatiquement cryptés.

Article 12. – (1). – Avant toute soumission, les candidats doivent s’acquitter des frais d’acquisition du dossier de consultation, suivant les conditions et modalités fixées par le dossier de consultation.

(2). – Les offres sont déposées avant la date et l’heure limites indiquées dans le dossier de consultation.

(3). – Le dépôt des offres fait l’objet d’un horodatage automatique mentionnant la date et l’heure locale de dépôt électronique.

(4). – Il est en outre attesté par l’envoi d’un accusé de réception électronique aux candidats et soumissionnaires concernés, dans les conditions prévues à l’article 16 du présent décret.

(5). – Plusieurs offres peuvent valablement être transmises par un soumissionnaire avant la date et l’heure limite de réception des offres. Dans ce cas, seule la dernière arrivée sera prise en compte lors de l’évaluation, les autres devant être rejetées sans être ouvertes.

Article 13. – (1). – Les offres électroniques sont doublées d’une copie de sauvegarde sur un support physique électronique. La copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible « copie de sauvegarde » et parvenir dans les délais impartis pour la remise des offres.

(2). – Nonobstant l’absence de la copie de sauvegarde, une offre électronique parvenue dans les délais demeure valable. Dans ce cas, le défaut de la copie de sauvegarde est imputable au soumissionnaire défaillant en cas de nécessité.

Article 14. – (1). – La copie de sauvegarde est ouverte dans l’un des cas ci-après :

a). – lorsqu’une offre reçue dans les délais n’a pu être ouverte ;

b). – lorsque dans une offre transmise par voie électronique, un programme informatique malveillant est détecté ; la trace de la malveillance est alors conservée ;

c). – lorsqu’une offre dûment transmise par voie électronique n’est pas parvenue dans les délais, alors que la copie de sauvegarde a été déposée avant la date limite de remise des offres.

 

(2). – En cas d’ouverture de la copie de sauvegarde, celle transmise par voie électronique ne doit plus être ouverte.

Article 15. – Outre leur publication sur la plateforme de dématérialisation, les modifications apportées en cours de procédure de passation  des marchés publics sont communiquées directement aux soumissionnaires en compétition, à travers des mécanismes d’alerte.

CHAPITRE III

DE LA RECEPTION DES OFFRES, DE L’OUVERTURE DES PLIS, DE L’EVALUATION DES OFFRES, DE L’ATTRIBUTION, DE LA SIGNATURE ET DE LA NOTIFICATION DU MARCHE

SECTION 1

DE LA RECEPTION DES OFFRES ET DE L’OUVERTURE DES PLIS

Article 16. – Les offres déposées par voie électronique font l’objet d’un message d’accusé de réception, délivré par l’Administrateur de la plateforme de dématérialisation.

Article 17. – Avant leur transmission à la Commission de Passation des Marchés Publics pour ouverture et évaluation subséquente, les offres déposées par voie électronique font l’objet d’un décryptage par l’Autorité Contractante. Les offres ainsi décryptées ne sont lisibles que par la Commission compétente.

Article 18. – L’ouverture des plis transmis par voie électronique et de ceux présentés sur support papier se fait au cours de la même séance.

Article 19. – En vue de l’ouverture des plis, les codes d’accès sont délivrés à la Commission de Passation des Marchés Publics, selon les conditions et modalités fixées par la Charte d’Utilisation de la plateforme de dématérialisation.

Article 20. – En cas de difficultés techniques causées par la non disponibilité de la plateforme de dématérialisation ou tout autre dysfonctionnement ne permettant pas l’ouverture des plis, la séance y relative est reportée dans un délai à déterminer par la Commission de Passation des Marchés Publics.

SECTION 2

DE L’EVALUATION DES OFFRES

Article 21. – Les offres sont évaluées le cas échéant, par une sous-commission d’analyse dont la constitution et les conditions de fonctionnement obéissent à la réglementation en vigueur.

Article 22. – (1). – L’évaluation des offres se fait en ligne.

(2). – Toutefois, le règlement de la consultation peut prévoir la possibilité de les rematérialiser en vue d’une évaluation physique. Dans ce cas, la Commission de Passation des Marchés Publics transmet, sur support physique électronique, une copie de chaque offre à la Sous-Commission d’Analyse aux fins de vérification et d’évaluation.

(3). – Dans le cas visé à l’alinéa (2) ci-dessus, le rapport d’évaluation et les autres documents connexes font l’objet d’insertion dans la plateforme de dématérialisation.

Article 23. – L’évaluation des offres rematérialisées ne tient pas compte des exigences de présentation et de  forme prévues par le dossier de consultation.

SECTION 3

DE L’ATTRIBUTION, DE LA SIGNATURE ET DE LA NOTIFICATION DU MARCHE

Article 24. – (1). – L’attribution des marchés publics passés par voie électronique obéit aux mêmes conditions que celles prévues par le Code des Marchés Publics.

(2). – La signature de la décision d’attribution, sa notification et la publication des résultats de la consultation par voie électronique sont également admises.

(3). – Toutefois, seule la date de publication de la décision d’attribution dans le Journal des Marchés ou toute autre publication habilitée fait foie, pour la computation des délais.

Article 25. – (1). – Les projets de marchés peuvent être souscrits, signés et notifiés par voie électronique, sous réserve des cas où le règlement de la consultation prévoit leur matérialisation.

(2). – Les ordres de services peuvent également être signés et notifiés dans les mêmes formes que celles prévues à l’alinéa (1) ci-dessus.

Article 26. – La plateforme de dématérialisation prévoit la possibilité pour les autorités contractantes de saisir, par  voie électronique, le Ministre chargé des Marchés Publics aux fins de visa préalable en phase de passation des marchés publics.

Article 27. – (1). – Les soumissionnaires peuvent introduire leurs recours par voie électronique, suivant les conditions et modalités prévues par la réglementation en vigueur.

(2). – En cas  de divergence persistante entre la Commission de Passation des Marchés Publics et l’Autorité Contractante, la demande d’arbitrage peut être soumise par voie électronique au Ministre chargé des Marchés Publics, conformément à la réglementation en vigueur.

CHAPITRE IV

DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS DE MARCHES

Article 28. – L’archivage électronique des documents repose sur le principe de l’équivalence entre le support papier et la forme électronique.

Article 26. – La plateforme de dématérialisation prévoit la possibilité pour les autorités contractante de saisir, par voie électronique, le Ministre chargé des Marchés Publics aux fins de visa préalable en charge de passation des marchés publics.

Article 27. – (1). – Les soumissionnaires peuvent introduire leurs recours par voie électronique, suivant les conditions et modalités prévues par la règlementation en vigueur.

(2). – En cas de divergence persistante entre la Commission de Passation des Marchés Publics et l’Autorité Contractante, la demande d’arbitrage peut être soumise par voie électronique au Ministre chargé des Marchés Publics, conformément à la règlementation en vigueur.

CHAPITRE IV

DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS DE MARCHES

Article 28. – L’archivage électronique des documents repose sur le principe de l’équivalence entre le support papier et la forme électronique.

Article 29. – (1). – Les documents d’archives électroniques conservent la même force probante que les archives physiques.

(2). – Les archives générées par l’activité de la commande publique sont et demeurent des archives publiques. Elles sont imprescriptibles, inaliénables et insaisissables.

Article 30. – Les délais de conservation des supports électroniques sont les mêmes que ceux des documents sous forme papier.

Article 31. – (1). – Les documents disponibles sur la plateforme de dématérialisation sont archivés par chaque Maître d’Ouvrage, Autorité Contractante, Commission de Passation des Marchés Publics et l’Organisme en charge de la régulation des marchés, indépendamment de l’archivage central qui est géré par le Ministre chargé des Marchés Publics.

(2). – L’accès aux archives centrales de la plateforme est soumis à une demande expresse adressée au Ministre chargé des Marchés Publics.

CHAPITRE V

DISPOSITIONS DIVERSES, TRANSITOIRES ET FINALES

Article 32. – La régulation des marchés publics passés par voie électronique obéit aux mêmes règles que celles prévues par le Code des Marchés Publics.

Article 33. – Sous réserve de leurs spécificités, les marchés de gré à gré peuvent être passés par voie électronique dans les conditions et modalités prévues par le présent décret.

Article 34. – Les procédures dématérialisées et celles physiques cohabiteront jusqu’à la mise en place effective d’un système de dématérialisation susceptible d’être utilité à titre exclusif.

Article 35. – (1). – Le choix de passer un marché public par voie dématérialisée  relève du Maître d’Ouvrage.

(2). – Avant le démarrage de chaque exercice budgétaire, le Ministre chargé des Marchés Publics, fixe, par arrêté, les seuils et les types de marchés pouvant faire l’objet de passation par voie électronique.

Article 36. – Des textes particuliers du Ministre chargé des Marchés Publics précisent, en tant que de besoin, les modalités d’application du présent décret.

Article 37. – Le présent décret sera enregistré, publié suivant la procédure d’urgence, puis inséré au Journal Officiel en français et en anglais./-

 

Yaoundé, le 05 Janvier 2018

Le Premier Ministre, Chef du Gouvernement,

                                   (é) Philemon YANG