Organisation et fonctionnement du bureau national de l’ état civil
Décret N° 2013/031 du 13 février 2013.
CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article Ier : – Le présent décret porte organisation et fonctionnement du Bureau National de l’état .
Article 2.-
(1) Le Bureau national de l’ état civil , en abrégé « BUNEC » , est d’un établissement public administratif , doté de la personnalité juridique et de l’ autonomie financière .
(2) Son siège est fixé à Yaoundé.
(3) Des agences régionales peuvent être créées, sur délibération du Conseil d’administration.
Article 3. – le BUNEC est placé sous la tutelle technique du ministère en charge des collectivités territoriales décentralisées et sous la tutelle financière du ministère en charge des finances .
Article 4. –
(1) Le BUNEC a pour mission d’assurer la supervision , le contrôle , la régulation et l’ évaluation du système national de l’ état civil .
A ce titre, il est chargé :
– De la collecte , de l’ archivage et de la centralisation des données et documents relatif s à état civil , en vue de la constitution d’un fichier national de l’ état civil . A cet effet , le BUREC reçoit ou sollicite la transmission des registres et autres actes ou documents concernés dont il assure la conservation ;
– De l’ exercice du contrôle administratif et technique sur l’ organisation et le fonctionnement des centres d’état civil , ainsi que sur la tenue des registres et l’ établissement des actes d’ état civil ;
– De la fourniture des registres d’ état civil ainsi que du matériel et autres équipements nécessaires au bon fonctionnement des centres d’ état civil ;
– De la formation des officiers et secrétaires d’état civil, ainsi que des autres intervenants du système ;
– De la conception et de la mise en œuvre des programmes d’information et de sensibilisation des populations sur la réglementation régissant l’état civil.
CHAPITRE II :
DE L’ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT
Article 5. le BUNEC est administré par deux (02) organes :
– Le conseil d’administration ;
– La direction générale .
SECTION I
DU CONSEIL D’ ADMINISTRATION
Article 6.-
(1) Le conseil d’administration du BUNEC comprend :
– Président : une personnalité nommée par décret du Président de la République ;
Membres :
– Un (1) représentant de la Présidence de la République ;
– Un(1) représentant des Services du Premier Ministre ;
– Un(1) représentant du ministère en change des collectivités territoriales décentralisées ;
– Un(1) représentant du ministère en charge de la justice ;
– Un(1) représentant du ministère en charge de la santé publique ;
– Un(1) représentant de la Délégation Générale à la Sûreté Nationale ;
– Un(1) représentant du Fonds Spécial d’ Équipement et d’Intervention Intercommunale ;
– Un(1) représentant de l’Institut National de la Statistique (INS);
– Un(1) représentant des officiers d’état civil ;
– Un(1) représentant du personnel.
(2) Les membres du Conseil d’Administration sont nommés par décret du Président de la République, sur proposition des d’administrations et des organismes auxquels ils appartiennent.
Article 7. –
(1) Le Président et les membres du Conseil d’ Administration sont nommés pour un mandat de trois (03) ans renouvelable une (01) fois .
(2) Le mandat de membre du Conseil prend fin à l’ expiration normal de sa durée , par décès ou par démission .Il prend également fin à la suite de la perte de la qualité qui avait motivé sa nomination, ou par révocation, à la suite d’une faute grave ou des agissements incompatibles avec la fonction de membre du Conseil d’ Administration .
(3) En cas de décès en cours de mandat ou dans toute hypothèse où membre du conseil n’est plus en mesure d’exercer son mandat , il est procédé à son remplacement , selon les mêmes modalités et formes que celles qui ont présidé à sa nomination, pour la période du mandat restant à courir.
Article 8. –
(1) Le Président et les membres du Conseil d’ Administration sont soumis aux mesures restrictives et incompatibilités prévus par la législation en vigueur .
(2) Les membres du Conseil d’ Administration sont en outre astreint s à l’ obligation de distraction pour les informations , faits et actes dont ils ont connaissance dans l’ exercice de leurs fonction.
Article 9.-
(1) La fonction de membre du Conseil d’Administration est gratuite .Toutefois , les administration peuvent bénéficier d’une indemnité de session et présentation des pièces justificatives.
(2) Le Président du Conseil d’ Administration bénéficie d’une allocation mensuelle .
Article 10.
(1) Le Conseil d’ Administration dispose d’un pouvoirs les plus étendus pour d’administrer le BUNEC, définir et orienter sa politique générale et évaluer sa gestion dans les limités fixées par son objet.
A cet titre , et sans que cette énumération soit limitative, il :
– Fixe les objectifs et approuve les programmes d’action annuel du BUNEC ;
– Approuve sur proposition du Directeur général, l’organigramme, le règlement intérieur, la grille des rémunérations et les comptes et états financières annuels ;
– Nomme, sur proposition du Directeur Généra, aux postes de responsabilité à partir du rang de Directeur Adjoint et assimilé ;
– Approuver les contrats de performances ou toutes autres conventions, y compris les emprunts, préparés sur le budget ;
– Autoriser les participant dans les associations, groupements ou autres organismes professionnels dont l’activité est liée aux missions du BUNEC ;
– Autoriser, après approbation du ministre en charge es finances et du ministre en charge des collectivités territoriales décentralisées, toute aliénation de biens meubles ou immeubles, corporels , conformément à la législation et à la réglementation en vigueur .
(2) Le Conseil d’ Administration peut déléguer certains de ses pouvoirs au Directeur Général, à l’ exception de ceux énumérés à l’alinéa 1 ci-dessus.
Le Directeur Général rend compte au Conseil d’ Administration de l’utilisation de cette délégation.
Article 11.-
(1) Le Président du Conseil d’ Administration convoque et préside les réunions du conseil. Il veille à l’application de ses résolutions.
(2) Le Président du Conseil d’ Administration peut inviter toute personne en raison de ses compétences sur une question inscrite à l’ ordre du jour de la session, à prendre part aux travaux du Conseil avec voix consultative.
Article 12. – Le secrétariat du Conseil d’ Administration est assuré par la direction Générale du BUNEC .
Article 13.-
(1) Le Conseil d’ Administration se réunit en session ordinaire deux (02) fois par an, sur convocation, de son Président, dont une fois le vote du budget et une fois pour arrêter les états financiers annuels et examiner la marche du BUNEC .
Il examine toute question inscrite à l’ ordre du jour soit par le Président, soit à la demande de deux tiers(2/3) de ses membres.
(2) Toutefois, à l’initiation du Président ou à la demande d’un tiers(1/3) au moins des membres du Conseil d’administration , celui-ci se réunit en session extraordinaire, en cas de refus ou de silence du Président dûment constaté, les membres concernés adressent une nouvelle demande au Ministre en charge des finances, qui procède à la convocation du Conseil d’ Administration, selon les mêmes règles de forme et de délais.
(3) Le Président du Conseil d’ Administration est défaillant lorsqu’il ne convoque pas au moins deux (02 ) séances du Conseil par an . Dans ce cas, le tiers(1/3) de ses membres ou le Ministre en charge des finances peut prendre l’initiative de convoquer le Conseil d’ Administration sur un ordre de jour déterminé.
Article 14.-
(1) Les convocations sont adressées aux membres quinze(15) jours au moins avant la date prévue pour la réunion. Elle sont faites par télex, télégramme , télécopie ou par tout autre moyen laissant trace écrite .
(2) Tout membre présent ou représenté à une séance du Conseil d’ Administration est considéré comme ayant été dûment convoqué.
Article 15.-
(1) Tout membre du Conseil d’ Administration empêche peut se faire représenter aux réunions par un autre membre .Toutefois, aucun administration ne peut , au cours d’une même session, représenter plus d’un administrateur.
(2) En cas d’empêchement du président, le conseil d’administration élit en son sein un président de séance, à la majorité simple des membres présents ou représentés.
Article 16. –
(1) Le Conseil d’ Administration ne délibère valablement sur toute question inscrite à son ordre du jour, que si les deux tiers(2/3) au moins de ses membres sont présents ou représentés .Si le quorum n’est pas atteint lors de la première convocation, il est, pour la convocation suivante, ramené à la moitié des membres présents .
(2) Chaque membre dispose d’une (01) voix.
(3) Les décisions du Conseil d’ Administration sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés. En cas d’égalité de voix, celle du Président est prépondérante.
(4) Les délibérations du Conseil d’ Administration font l’ objet d’un procès –verbale qui mentionne, en outre, les noms des membres présents ou représentés, ainsi que ceux des personnes invitées à titre consultatif. Il est lu et approuvé par le Conseil d’ Administration lors de la session suivante.
(5) Les procès –verbaux des séances sont consignés dans un registre spécial tenu au siège du BUNEC
SECTION II
DU BUDGET ET DES COMPTES
Article 25. – Le Directeur Général est l’ordonnateur principal du budget du BUNEC. Sur sa proposition, des ordonnateurs secondaires peuvent être institués par le Conseil d’Administration.
Article 26. – Le projet du budget annuel et les plans d’investissements du BUNEC sont préparés par le Directeur Général, adoptés par le Conseil d’Administration et transmit pour information au Ministre en charge des finances .
Article 27.
(1) Le budget du BUNEC doit être équilibré en recette et en dépenses.
(2) Toutes les recettes du BUNEC et toutes ses dépenses sont inscrites dans le budget adopté par le Conseil d’Administration.
(3) Les sommes indispensables à la couverture des dépenses et fonctionnement et, d’une manière générale, les ressources du BUNEC peuvent être dépensées dans un compte bancaire . Toutefois, l’engagement, la liquidation, le mandatement et le paiement des sommes dé posées dans ce compte s’effectuent conformément aux règles de la comptabilité publique .
Article 28.-
(1) Un argent comptable est nommé auprès du BUNEC par le Ministre en charge des finances.
(2) L’ Argent Comptable enregistre toutes les recettes et toutes les dépenses du BUNEC. Il contrôle la régularité des autorisations de recette, des mandements et des paiements ordonné par le Directeur Général .
(3) Le paiement des dépenses autorisées d’effectue uniquement auprès de l’Agent comptable du BUNEC.
Article 29.-
(1) Un contrôleur financier est désigné auprès du BUNEC par acte du Ministre en charge des finances.
(2) Le Contrôleur Financier est chargé du contrôle de la régularité des opérations financières, conformément à la règlementation en vigueur.
(3) Le Contrôleur Financier a mandat de vérité la régularité et la sincérité des états financiers, ainsi que des informations contenues dans les rapports des organes statutaire du BUNEC.
Article 30.-
(1) Le Directeur Général établit à la fin de chaque exercice budgétaire tous les états relatifs à la situation de tous les comptes bancaires, des comptes de dépôts et de portefeuille. Il établit également les inventaires, ainsi que les états des créances et des dettes.
Il présente au Conseil d’ Administration et, selon le cas, au Ministre en charge des finances et au Ministre en charge des collectivités territoriales décentralisées, des situations périodiques et un rapport annuel d’activités.
Il leur présente également dans les six (06) mois suivant la clôture de l’ exercice budgétaire, les états financières annuels, le rapport d’exécution du budget de l’ exercice écoulé et un rapport sur l’ état du patrimoine du BUNEC .
(2) Le contrôleur Financier et l’ Agent Comptable présentent au Conseil d’Administration leur rapport exécutifs sur l’ exécution du budget du BUNEC .
(3) Les copies de rapports sont transmises au Ministre en charge des finances, des collectivités territoriales décentralisées et au Directeur Général du BUNEC.
Article 31.
(1) Le suivi de la gestion et des performances du BUNEC est assuré par la Ministre en charge des finances.
A cet effet, le BUNEC adresse au Ministre en charge des finances, tous les documents et informations relatifs à sa vie, qui doivent être tenus, en vertu du droit commun, à la disposition des administrateurs et, notamment, les rapports d’activité, les rapports du contrôleur financier et de l’ Agent Comptable, ainsi que les états financiers annuels.
En outre, le BUNEC est tenu de publier annuellement une note d’information présentant l’état de ses actifs et de ses dettes et résumant ses comptes annuels dans le journal d’annonces légales et dans la presse nationale.
(2) Le Ministre en charge des fiances peut également demande, en raison de l’importance économique et sociale du BUNEC, la production d’états financiers avec une périodicité inférieure à un exercice.
(3) Des audits indépendants peuvent être demandés par le Conseil d’administration, ainsi que par le Ministre en charge des finances.
CHAPITRE IV
DU PERSONNEL
Article 32.
(1) Le BUNEC peut employer :
– Le personnel recruté directement ;
– Les fonctionnements en détachement ;
– Les agents de l’ État relevant du code du travail, qui lui sont affecté à l’initiative du directeur général.
(2) Les fonctionnaires et les agents de l’ Etat visés à l’alinéa 1 ci-dessus relèvent de la législation du travail et des textes particuliers du BUNEC, pendant toute la durée de leur emploi en son sein, sous réserve des dispositions du statut général de la fonction publique relatives à l’ avancement, à la retraite et à la fin du détachement.
Article 33.
(1) La responsabilité civile et / ou pénale du personnel du BUNEC est soumis aux règles de droit commun.
(2) Les conflits entre personnel et le BUNEC relèvent de la compétence des juridictions de droit commun.
Article 34.Le personnel du BUNEC ne doit en aucun cas être en même temps salarié et bénéficier d’une rémunération sous quelque forme que ce soit dans autre organisme ou avoir un intérêt direct dans les opérations financées par le BUNEC.
CHAPITRE V
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Article 35.- jusqu’à la mise en place effective des organes dirigeants du BUNEC, les structures compétentes du Ministère en charge des collectivité territoriales décentralisées continuent à exercer leurs missions statutaires en matière d’état civil .
Article36.- Le présent décret sera enregistré, publié suivant la procédure d’urgence, puis inséré au Journal Officiel en français et en anglais.
Yaoundé, le 13 février 2013 février 2013
Le Président de la République,
(é) Paul BIYA
