A) Registre infalsifiable
Les procès-verbaux des séances de commissions
seront rédigés par les secrétaires des commissions
dans des registres infalsifiables et numérotés, fournis
par l’ARMP.
Les Présidents des commissions des marchés doivent
se rapprocher de cet organisme pour
s’enquérir des modalités d’obtention dudit registre
et de son guide d’utilisation.
B) Archivage des documents de projets
a) A la fin de chaque séance de la Commission de
Passation des Marchés ou de la Commission Spécialisée
de Contrôle des Marchés, le Président de la
commission transmet dans un délai maximum de
soixante douze heures à l’ARMP pour archivage,
toute la documentation concernant les dossiers traités.
Il s’agit notamment :
• du dossier d’appel d’offres ou de la demande
de cotation ;
• des procès-verbaux des séances (extraits des
registres infalsifiables) ;
• des rapports d’analyse des offres, accompagnés
d’un exemplaire paraphé de chaque offre ;
• des copies des journaux contenant les publications
des avis d’appel d’offres et résultats
d’attribution ;
• des réponses aux requêtes des soumissionnaires
;
• des correspondances avec les Maîtres
d’ouvrage et Maître d’ouvrage délégués.
b) Le Maître d’ouvrage ou le Maître d’ouvrage
délégué transmet à l’ARMP pour archivage, les
documents des marchés publics relevant de sa
compétence, dans les délais suivants :
• 48 heures maximales pour les avis d’appel
d’offres, résultats d’attribution, marchés et
avenants après leur signature ;
• 72 heures pour tout autre document.